Organización - Manuales Escrito por: MSc. María Teresa Morales Terrazas
LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas. Clasificación básica: Por su naturaleza o área de aplicación-Micro administrativos, Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.
Macro
administrativos, son los documentos que contienen información de más de una
organización. Meso administrativos, incluyen a una o más organizaciones de un
mismo sector de actividad o ramo específico. Por su contenido: De organización:
Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones
organizacionales. De procedimientos: Constituyen un documento técnico que
incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones
concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de
una función, actividad o tarea específicas en una organización. MANUALES DE
ORGANIZACIÓN: Este manual debe incluir, en primer término, los siguientes
datos: Clave de la forma; en primer término, se deben escribir las siglas de la
organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de
elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el número consecutivo del
formulario y, en cuarto, el año. Organigrama: Es la representación gráfica de
la estructura orgánica de una organización o bien de alguna de sus áreas, la
cual muestra qué unidades administrativas la integran y sus respectivas
relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de
autoridad, supervisión y asesoría. Misión: Este enunciado sirve a la
organización como guía o marco de referencia para orientar sus acciones y
enlazar lo deseado con lo posible. Es recomendable que el texto de la misión
mencione la razón de ser de la organización en términos de propósitos
específicos, resultados esperados y compromisos por cumplir. Funciones: Es la
especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades
administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para
cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización. Descripción de
puestos: Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada
unidad administrativa, que incluye la información siguiente, por necesidades del
servicio pueden adicionarse los horarios de atención y la dirección de las
instalaciones, especialmente cuando la organización cuenta con varias oficinas
o representaciones. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Las organizaciones demandan
recursos técnicos que les permitan precisar, mediante diagramas de flujo y
mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en
forma lógica y consistente. En su calidad de técnicas de análisis, compendian
en forma ordenada y detallada las operaciones, las actividades, las funciones y
los procesos que efectúan las unidades administrativas de la estructura
organizacional que intervienen en ellas, los formatos que utilizan, así como
los métodos de trabajo con que determinan responsabilidades en la ejecución, el
control y la evaluación de sus acciones.